探偵へ資料を渡す前に｜送付先・資料一覧・返却の希望を整理

相談先へ資料を渡すときは、必要なもの・送り先・渡した日をセットで記録しましょう。写真やメモをまとめる段階から、原本を返してもらうまでの流れを整理します。ここでは、すでに手元にある資料の受け渡しを扱います。

必要な資料の種類を窓口に尋ねる

どの資料が役に立つかは、相談の内容や事務所の進め方によって変わります。自分の判断で大量に送る前に、どの種類の資料を用意すればよいかを窓口に尋ねるほうが確実です。

まずは資料の種類・時期・量を窓口に伝え、相談に必要な範囲を尋ねます。面談に持参するものと、後から送るものを分けておくと、手元の準備も進めやすくなります。

尋ねる前に、手元にある資料の種類をざっと書き出しておくと話が早く進みます。書き出すのは、すでに自分の手元にあるものだけで十分です。

• 写真（いつ頃のものか）
• 自分で書いた日付入りのメモ
• 自分宛てに届いた手紙やメッセージの控え
• 自分が把握している予定や出来事の記録

送付先と受け渡す方法を案内に沿って確認する

渡し方には、面談での持参、郵送、データでの送付などが考えられます。どの方法を受け付けているかは事務所ごとに異なるため、案内された方法と送付先をそのまま控えておきます。

送り先は、今回の受け渡しについて窓口から案内された宛先と照合します。郵送なら住所と担当窓口、データならメールアドレスや指定の送付先を確かめ、送信後に受領を確認する方法も聞いておきましょう。

データで送る場合は、ファイル名に日付と内容を入れておくと、後で一覧と照らし合わせやすくなります。

渡した資料の一覧と日付を控える

資料ごとに、渡した日・内容・原本かコピーか・受取窓口を書きます。送付前に一覧を作り、発送日や受領の連絡が来た日を追記すると、記入漏れを防げます。

データならファイル名と送付方法、紙なら枚数も記録します。資料そのものの控えと一覧を同じ場所へ置いておくと、追加の質問を受けたときにも対応しやすくなります。

原本の扱いと返却の希望を伝える

写真のプリントや手紙など、手元に一つしかないものは、原本を渡す必要があるのかを先に確認します。コピーやデータで足りるなら、原本は手元に残しておけます。

原本を預ける場合は、返却を希望することと必要な時期を渡す前に伝え、対応できる方法を確認します。送付や返却に費用がかかるかも聞き、一覧の返却欄に説明を書き残しましょう。

資料が返ってきたら、一覧と照らし合わせて受け取った日付を書き足します。渡した記録と返ってきた記録が一つにまとまります。