調査報告書は、内容とともに受け取り方も依頼前に確認しておきたいものです。紙かPDFか、どこで受け取るか、説明をいつ聞くか。自分の保管環境に合わせて希望を整理し、受領後に確認する項目までまとめました。
形式・受取先・説明の予定を依頼前に確認。受領後は資料の揃い方と保管先を記録します。
受け取りたい形式を先に整理する
紙とPDFには、それぞれ扱いやすさの違いがあります。紙は手に取って読み返しやすい一方、保管する場所が必要です。PDFは持ち運びやすい一方、保存する端末やアカウントを誰が見られるかに気を配る必要があります。
自分の生活の中で、どこに保管すれば人目に触れにくいか、読み返すときにどちらの形が楽かを考えると、希望を決めやすくなります。家族と共有しているパソコンやタブレットしかない場合は、PDFの保存先も含めて考えておきます。
- 読み返しやすい形式
- 保管できる場所
- 共有している端末や郵便受けの有無
- ほかの人に見られにくい保存先
受け取り先と都合のよい方法を伝える
ラビット探偵社は、報告書を手渡し・郵送・PDF送付で受け取れると案内しています。依頼先で選べる形式と、自分が希望する受け取り方を照らし合わせましょう。 ラビット探偵社「ご相談の流れ」 ↗
受け取り方法が複数ある場合は、形式と一緒に受け取り先も伝えます。郵送なら宛先と家族が先に受け取る可能性がないか、手渡しなら日時と場所、PDFなら送付先のメールアドレスなどです。
自宅以外で受け取りたい、特定の宛先への送付を避けたいなどの希望は、相談や契約の段階で伝えます。郵送の日時指定や送付先の変更ができるかも、受け取りの予定と一緒に確認しておきましょう。
| 方法 | 先に決めること |
|---|---|
| 手渡し | 日時・場所、受領時に説明を聞けるか |
| 郵送 | 宛名・住所、発送予定、送付後の連絡 |
| 送付先、ファイル形式、開き方の案内 |
届いた資料は内容と形式を照らし合わせる
報告書を受け取ったら、まず形式面を確認します。紙であればページ数や添付資料がそろっているか、PDFであればファイルが開けるか、ページが欠けていないかを見ます。
次に、事前に説明された内容と、届いた資料の構成を照らし合わせます。説明で触れられた項目が見当たらない、読み方がわからない箇所がある、といった点は、その場で結論を出さずにメモへ書き出し、依頼先にまとめて問い合わせます。
- ページ数・添付資料がそろっているか
- PDFが開けるか、欠けたページがないか
- 説明された項目が含まれているか
- 問い合わせたい箇所
説明を聞いた日と保管場所を記録する
報告書について説明を受けた場合は、日付、説明した担当者、補足された点を書き留めておきます。あとで読み返したとき、どこまで説明を受けたかを思い出す手がかりになります。
保管場所も記録します。紙なら保管した場所、PDFなら保存先のフォルダ名やファイル名です。自動同期や共有フォルダの設定を見直し、誰が閲覧できるかを確認しましょう。控えを複数作る場合は、その保存先も把握しておきます。
希望する形式と受取先を相談時に伝え、対応できる方法を確認しましょう。受領後は資料が揃っているか、ファイルが開けるかを確かめ、説明を受けた日と一緒に保管します。